Einführung von Kreditkarten

Die Einführung von Kreditkarten gehört zu den anspruchvollsten Aufgaben des Travel Managements. Es muss deshalb „generalstabsmäßig“ geplant werden. Im Vorfeld – d.h. noch vor den Gesprächen mit den Kreditkartenunternehmen müssen gewisse „Eckdaten“ bekannt sein. Dazu gehören zumindest rudimentäre Kenntnisse über die Reiseströme und Ausgaben für Dienstreisen des Unternehmens. Ferner muss im Vorfeld Klarheit über die abzubildende Firmenhierarchie herrschen. Ebenso müssen die bei dem „Ist-Zustand“ vorhandenen internen Abläufe und die durch diese Abläufe entstehenden internen Kosten ermittelt sein.  Mit der Arbeitnehmervertretung muss im Vorfeld ebenfalls über die Absicht der Einführung von persönlichen Kreditkarten gesprochen werden.

Im Auszug einige Fragestellungen:

  • Welche Mitarbeiter sollen eine Kreditkarte bekommen?
  • Wie wird die Bezahlung von Reiseleistungen von Firmenfremden, Mitarbeiter unter 18 Jahren (Geschäftsfähigkeit) und solchen Mitarbeitern geregelt, die nicht in Besitz einer Kreditkarte sind?
  • Welches Zahlungsziel ist notwendig, um im Normalfall die Erstattung der Reisekosten vor der Abbuchung sicherzustellen?
  • In welchen Fällen ist weiterhin ein Vorschuss zu zahlen, wer ist hierfür zuständig?
  • Sind die Prozesse im Gesamtunternehmen durchgängig?
  • Wie kann die Bargeldversorgung mit der Kreditkarte im In- und Ausland organisiert werden?
  • Wie hoch ist das wöchentliche Limit für Bargeldauszahlungen?
  • Können die persönlichen Karten mit einer Belastungsobergrenze versehen werden oder müssen sie „unlimited“ sein?
  • Wie ist die Haftungsfrage gelöst. (Gesamtschuldnerische Haftung notwendig?)
  • Kann ein Kreditinstitut vorgeschrieben werden? (Keine Bearbeitungsgebühren, niedrigere Verzugszinsen, etc)
  • Wie wird das Thema „SCHUFA“ behandelt?
  • Wie werden die beteiligten Reisebüros einbezogen?
  • Für die eigentliche Einführung als solche sind folgende Fragen zu klären:
  • Wer übernimmt – zumindest in der Einführungsphase – die sog. „Hotline“?
  • Wer steht danach für Informationen intern und extern zur Verfügung?
  • Wie werden die Mitarbeiter informiert?
  • Wie werden die notwendigen Anträge distributiert?
  • Wie wird der Nachweis der Firmenzugehörigkeit erbracht?
  • Wie erhalten die Reisebüros die Kreditkartennummern?
  • Wie werden Fälle geklärt, wenn der Mitarbeiter Probleme mit der Kreditkartengesellschaft hat?
  • Wie werden Fälle geklärt, wenn die Kreditkartengesellschaft Probleme mit dem Mitarbeiter hat?

u.v.a.m.