Professionelle Systemunterstützung für Events, Kongresse und Tagungen

profiSEKT ist ein Programm zur Bearbeitung von Kongressen, Messen, Tagungen, Events und anderen Veranstaltungen. Diese werden nachfolgend als „Ereignis“ bezeichnet. Alle Aussagen beziehen sich auf die Fertigstellung des Gesamtsystems.

Das Programm ist – incl. Reporting und der Oberfläche – grundsätzlich auf Mehrsprachlichkeit ausgelegtund steht standardmäßig in deutsch mit Listen und Anschreiben in deutsch, englisch und französisch zur Verfügung.

Es können gleichzeitig beliebig viele Ereignisse parallel von gleichen oder unterschiedlichen Bearbeitern verwaltet werden.

 

Konfigurationsstamm

Im Konfigurationsstamm werden für die aktuell installierte Applikation wichtigen Parameter (Fileserver, Landeswährung, Pathfestlegung, Sprache ….) hinterlegt.

Stammdaten

Generelle Stammdaten

Das Programm stellt die generelle Stammdatenfunktionen für PCO, Bearbeiter, Firmen und Mitarbeiter (mit Inputschnittstelle zur automatisierten Übernahme) zur Verfügung.

Globale Stammdaten

Globale Stammdaten können für die Bearbeitung aller Ereignisse verwendet werden. Die notwendigen Stammdaten für die Flugverwaltung (3-Letter-Codes) sowie eine Sammlung von über 1500 deutschen Vornamen zur automatisierten Anredeermittlung sind im Auslieferungspaket enthalten.

Hotel- und Kategorienstammdaten sind individuell und müssen vom Nutzer gepflegt werden.

Ereignisbezogene Stammdaten

Alle weiteren Stammdaten (z.B. für Transfers, Zimmer, Veranstaltungen, Badgekategorien) sind ereignisbezogen und deshalb im Einzelfall zu definieren und anzulegen.

Teilnehmerkategorien

Generell kann das Programm Interne (aus Sicht eines Unternehmens sind dies Mitarbeiter); Externe (aus Sicht eines Unternehmens sind dies Kunden) und Begleitpersonen (diese können interne oder externe Teilnehmer begleiten) unterscheiden und in den einzelnen – ereignisbezogenen – Kontingenten getrennt verwalten.

Allgemeine Programmfunktionen

Onlinebestellung via Internet (Zusatzmodul)

Alle Bestellungen können online über das Internet vorgenommen werden. profiSEKT  stellt standardmäßig den entsprechenden HTML-Code zur Verfügung. Die Online-Anmeldungen können mittels strukturierter Mail automatisiert in das Verfahren übernommen werden. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um ein Zusatzmodul handelt und nicht im Umfang der Standardauslieferung enthalten ist.

Flug

In dieser Funktion können innerhalb eines Ereignisses beliebig viele Kontingente verwaltet und miteinander kombiniert werden.

Beispiel:

Ein Hauptflugkontingent von Frankfurt nach Chicago kann einerseits mit den unterschiedlichsten Abflugorten aus Deutschland  (MUC/DUS/NUE/LEJ/DRS/HAM/BRE …) kombiniert werden, andererseits mit diversen Zielorten in USA (LAX/SFO/DEN/MSP/ATL/WAS ….) gekoppelt sein.

Das Programm ermöglicht tentative Blockbuchungen und überwacht vereinbarte Deadlinefristen.

Transfer

Hier können unterschiedlichste Transfers in beliebiger Anzahl innerhalb eines Ereignisses verwaltet werden.

Das Programm ermöglicht tentative Blockbuchungen und überwacht vereinbarte Deadlinefristen.

Zimmer

Hier können die unterschiedlichen Zimmerkategorien in unterschiedlichen Hotels in beliebiger Anzahl innerhalb eines Ereignisses verwaltet werden. Das Programm kann Einzelzimmer, Doppelzimmer, Triple , Suites, Appartements, Units (je nach Belegung Einzel- oder Doppelzimmer) in jeder Kombination von Sanitärausstattung und Zusatzkriterium (Exclusive Floor, Standardzimmer, Parkseite, Junior Suite, Stockwerk …..) verwalten.

Integrierte Optimierungsprogramme sorgen bereits bei der Einbuchung eines Teilnehmers permanent für die bestmögliche Auslastung. Ein spezielles Programm optimiert die Kontingente bei Bedarf nochmals. Dies ist immer dann notwendig, wenn durch den Teilnehmer veranlaßte Umbuchungen und damit Veränderungen am ursprünglich geblockten Zeitraum vorgenommen werden.

Das Programm ermöglicht tentative Blockbuchungen und überwacht vereinbarte Deadlinefristen.

Veränderungen im Zimmerkontingent werden nach Erstellung der ersten Roomingliste protokolliert und werden neben einer neuen Belegungsliste als „Differenzdarstellung“ gegenüber der ersten Information zur Verfügung gestellt.

Veranstaltung

In dieser Funktion können beliebig viele Veranstaltungen (Meetings, Vorträge, Abendessen, Stadtrundfahrten, Ausflüge, Preisverleihungen, Präsentationen …..) innerhalb eines Ereignisses verwaltet werden.

Badge

Die Badgeverwaltung ermöglicht die Verwaltung der unterschiedlichen Kategorien pro Ereignis. Das Programm stellt standardmäßig eine Outputdatei zur dv-maschinellen Erstellung von Namensschildern zur Verfügung.

Einzelleistungen

Teilnehmerbezogene und nicht kontingentierter Einzelleistungen (Theaterkarten, Einzelflugtickets, Green Fees, spezielle Transfers ….) werden kundenbezogen innerhalb eines Ereignisses verwaltet.

Spezielle Programmfunktionen

Jeder Listenausdruck kann auch als Datenfile gespeichert werden und steht so zur Weiterverarbeitung für unterschiedliche Programme (z.B. Excel, Word …) zur Verfügung.

Über eine spezielle Datenbankfeldanzeige können Kontingentstabellen mit selektierbaren Teilnehmerinformationen verknüpft und als Datenfile zur Weiterverarbeitung für unterschiedliche Programme (z.B. Excel, Word …) bereitgestellt werden. Mit dieser Funktion sind der Aufbereitung von ereignisbezogenen Daten fast keine Grenzen gesetzt.

Ferner ermöglichen diese Funktionen eine automatisierte Übermittlung von Informationen (Teilnehmerbestätigungen) per E-Mail.  Standardmäßig wird Outlook unterstützt.

So können heute anfallende Kommunikationskosten signifikant gesenkt werden.

Währungsdarstellung

Die gewünschte Landeswährung und/oder EURO sind im Konfigurationsstamm hinterlegt. In Abhängigkeit zu diesem Eintrag werden die Umrechnungskurse anderer Währungen für unterschiedliche Leistungen vom Anwender ereignisbezogen hinterlegt. Hier werden nur die entsprechenden ISO-Angaben zugelassen.

Hinweis: In der Funktion Flug ist nur die im Konfigurationsstamm hinterlegte Landeswährung zugelassen.

Verrechnungsbaustein

Kostenübernahmen können teilnehmerbezogen global oder nur für einzelne Funktionen eingetragen und den unterschiedlichsten Kostenträgern (z.B. Vertrieb und/oder Marketing etc.) belastet werden. Ebenso ist es beispielsweise möglich, die Flug- und Badgekosten zu verrechnen und Hotelkosten direkt von dem Teilnehmer „vor Ort“ begleichen zu lassen.

Es wird eine Abrechnungsliste pro Kostenträger erstellt, hier werden die unterschiedlichen Leistungen zusammengefaßt dargestellt. Umsatzsteuerrelevante Informationen sind hier selbstverständlich enthalten.

Teilnehmerstammdatenverwaltung

Teilnehmer eines Ereignisses können in eine eigene Tabelle abgespeichert werden. Als Zusatzkennung werden die in der Kategorienverwaltung festgelegten Begriffe „mitgegeben“. Eine mehrstufige Information ermöglicht einen exakten Selekt für spätere Mailings. Selbstverständlich können auch diese Informationen als Datensatz zur weiteren Verwendung (z.B. Serienbriefe) exportiert werden.

 

Beispiel für mehrstufige Kategorien an dem Begriff „Arzt“:

Hier können entweder global alle Ärzte, oder alle Niedergelassenen (oder Klinikärzte) oder nur Internisten (auch wieder getrennt nach Niedergelassenen oder Klinikbeschäftigten) selektiert werden.

Auskunftsfunktionen

Vielfältige Auskunftsfunktionen unterstützen den Anwender bei der schnellen Beantwortung unterschiedlichster Fragestellungen. Wie viele Zimmer in welcher Kategorie zu welchem Datum verfügbar sind beantwortet das System ebenso zuverlässig wie die Frage nach der exakten Aufteilung von gebuchten internen und externen Teilnehmern an einer Podiumsdiskussion.

Auf Knopfdruck sind die aktuell verkauften Plätze eines Charters ebenso darstellbar wie die Belegung des gebuchten Transferbusses.

Pflegefunktionen

Die Inhalte aller Stammdaten mit Ausnahme der 3-Letter-code Tabelle können im Dialog gepflegt, d.h. ergänzt oder modifiziert werden. Fehlende Vornamen werden durch den Anwender ergänzt und systemseitig in die entsprechenden Tabelle eingefügt.

Listenfunktion

Alle relevanten Informationen können in Form einer Liste (Report) auf Papier oder Datei ausgegeben werden. Hotelbelegungslisten nach unterschiedlichen Kriterien sind ebenso selbstverständlich wie eine Belegungsgrafik, mit deren Hilfe die dv-maschinelle Zimmeroptimierung geprüft werden kann.

Ein vorhandenes Firmenlogo des Unternehmens kann selbstverständlich in die Listen integriert werden.

Teilnehmerbuchung

Die Teilnehmerbuchung ist das Herzstück des Systems, in dieser können alle Stammdaten- und Kontingentsinformationen abgerufen, zugeordnet und gebucht werden. Sinnvolle Pulldown-Menüs unterstützen den professionellen Anwender bei seiner täglichen Arbeit und erleichtern mit durchdachten Tools (z.B. Kopierfunktionen im Adressenfeld) die Tätigkeit.

Aus dieser Funktion heraus werden aus Teilnehmern Stammkunden (Teilnehmerstammdatenfunktion) ebenso können einzelne Bestätigungen unabhängig von der Globalfunktion generiert werden.

Teilnehmerbestätigungen

eilnehmerbestätigungen werden standardmäßig in deutsch, englisch oder französisch generiert und beinhalten neben den gebuchten Leistungen auch Preise, sofern keine Kostenübernahme durch Dritte erfolgt. Der Anstoß zur Erstellung kann jederzeit einzeln oder als „Sammeldurck“ erfolgen.

Ex- und Importportfunktion

Bei großen Ereignissen mit vielen Teilnehmern wird in der Regel eine Betreuung „vor Ort“ sichergestellt. profiSEKT unterstützt auch hierbei den Anwender und stellt eine „Exportfunktion“ der gesamten Informationen dieses Ereignisses zur weiteren Bearbeitung auf einem anderen Rechner (z.B. Laptop) bereit. Nach der Ausführung dieser Funktion ist die Bearbeitung dieses Ereignisses im Hauptsystem gesperrt.

Während der „vor-Ort“-Betreuung vorgenommene Änderungen der Daten – verursacht durch Umbuchungen, last Second Buchungen etc. – können nach Abschluß der Tätigkeit wieder in das Hauptsystem reimportiert werden.

Technische Informationen

profiSEKT ist eine reine 32-bit Anwendung

  • Ablauffähigkeit         WINDOWS
  • Datenhaltung            Datenbank engine MS ACCESS
  • Programm                  Visual Basic

Preise 

Die Kosten für eine Einmallizenz zur Nutzung der Software

profi (professionelle)

S ystemunterstützung für

E vents

K ongresse und

T agungen

betragen

  • als Einzelplatzlösung                                        €   6.700
  • bis zu 3 Anwendern                                          €   8.750
  • bis zu 5 Anwendern                                          € 10.300
  • bis zu 8 Anwendern                                          € 14.800
  • ab 9 Anwendern                                                € 17.800

Firmenlizenz zur unbegrenzten Nutzung auf Anfrage

Zusatzmodul „Online-Anmeldung“ mit automatisierter Datenübernahme aus strukturierter Mail.

  • als Einzelplatzlösung                                        €      900
  • bis zu 3 Anwendern                                          €   1.150
  • bis zu 5 Anwendern                                          €   1.400
  • bis zu 8 Anwendern                                          €   1.900
  • ab 9 Anwendern                                               €   2.500

Firmenlizenz zur unbegrenzten Nutzung auf Anfrage

  1. Die Software ist für WINDOWS erhältlich.
  2. Wartung und Pflege pro Monat 1,25% des Preises für die Einmallizenz.
  3. Customizing (z.B. Einbringen des Firmenlogos), Schulung und Installation nach Aufwand gem.gültiger Preisliste.
  4. Verrechnung anfallender Spesen gemäß steuerlichen Höchstgrenzen.
  5. Alle Preise verstehen sich zzgl. USt.

Es gelten die AGB‘s der HLC Consulting + Software vom 7.5.1995 in Verbindung mit den „Bedingungen für die Wartung und Pflege der Software profiSEKT  vom 3.10.1997